Vi mistrivst mest i opne landskap

NPK/NETT NO: Arbeider du i kontorlandskap, har du 95 prosent høgare risiko for å bli uføretrygda enn viss du har eige kontor. Risikoen for å få legemeldt sjukefråvær, er 12 prosent høgare om du sit i ope landskap. Kvifor blir det då bygd endå fleire?

Du har kanskje høyrt argumentet om at opne kontorlandskap fremjar kreativitet og gir større valfridom? Og den om at fjerning av fysiske grenser aukar kontakt og samarbeid, og dermed også «kollektiv intelligens»? Du har garantert ikkje høyrt like mykje om at det meste av forsking for lengst har tilbakevist alle desse påstandane og slått fast at opne kontorløysingar først og fremst er knytt til lågare produktivitet, lågare trivsel, færre og dårlegare sosiale relasjonar, meir helseplager, auka sjukefråvær og større konsentrasjonsvanskar.

Drrrrrr! Drrrrr! Drrrr!

Telefonen vrir seg på kontorpulten. Kollegaen min som sit ei armlengd unna, kikkar på meg over brilleglasa. Eg tek telefonen og senkar stemma.

– Hallo, det er Heidi?

– Ja, hei du, det er Stein Knardahl frå Statens arbeidsmiljøinstitutt her. Eg …

– Hei! Kan du gje meg to minutt? Eg skal berre finne meg eit stillerom og ta med meg den berbare …

Basert på gjetting
Opne kontorkonsept, eller opne landskap som vi gjerne kallar det, har breidd om seg dei siste åra, og det er liten tvil om kva den opphavlege motivasjonen har vore. Landskap krev mindre areal og kan redusere husleigekostnadene til ei verksemd betrakteleg. Men alle fordelane landskap også vart sagt å ha – det med betre samarbeid og auka kreativitet, det var basert på reine gjettingar om at nærleik skaper sosiale interaksjonar.

– Det er blitt ein konvensjonell visdom som få bryr seg med å undersøkje ordentleg, konstaterer Stein Knardahl, som er spesialrådgjevar og tidlegare forskingsdirektør ved Statens arbeidsmiljøinstitutt (Stami).

Blanke ark
I Ulsteinvik har Kongsberg-konsernet renska kontorbygget for alt unntatt golv, veggar og tak og starta innreiingsplanlegginga med blanke ark. Planen er å flytte inn i sommaren 2024.

Det går mot flest cellekontor, kombinert med fellesareal som også fungere som sosiale soner, fortel kommunikasjonsdirektør Anette Bonnevie Wollebæk i Kongsberg Maritime, eit datterselskap i Kongsberg Gruppen.

Årsaka til valet er både funn i nyare forsking og at fleire møte no går på teams. Med mange teamsmøte er det meir forstyrrande å sitte i opne landskap.

Koronapandemien har også endra behova. Folk arbeider no ein del på heimekontor. Det reduserer både det samla behovet for kontorareal og reduserer behovet for faste plassar for alle tilsette. Selskapet har og ein god del tilsette som er mykje på reise. Begge desse gruppene skal få plass på det som blir kalla ein "hotdesk", der det blir ein del ope landskap og der kvar enkelt reservere plass frå dag til dag. Fleksibilitet er stikkordet, seier Bonnevie Wollebæk.

Ho trur også regionale forskjellar slår inn i korleis kontorbygg blir utforma. Folk på Sunnmøre er vane med meir plass enn i Oslo.

Det er ei vurdering som Kåre Gunnar Sætre i Sunnmøre Næringseiendom deler. Ope landskap blei ikkje like vanleg på Nordvestlandet som i større byar, meiner han.

Men trenden i kontorbyggmarkanden merkast også her.

- For fem år sidan var det spare plass, spare plass, spare plass, seier Sætre.

No trur han heller på ein kombinasjon, der nokre avdelingar sit i opne landskap, andre i eigne kontor.

Blir sjukare
Sanninga er faktisk at vi mistrivst mest i opne landskap. Dei siste åra har Stami publisert tre undersøkingar om verknader av kontorkonsept. I den første frå 2019 kopla dei 6328 arbeidstakarar mot NAVs data om sjukefråvær med sjukmelding frå lege. Studien viste at dei som delte kontor med to-tre andre eller jobba i ope kontorlandskap, hadde høvesvis 18 og 12 prosent høgare risiko for sjukmelding enn dei som hadde eige kontor. Auka i fråvær gjaldt på tvers av kjønn, alder, leiarposisjon og utdanning.

– Vi veit at noko i opne kontorlandskap utfordrar helsa, men vi veit ikkje nøyaktig kva. Ein opplagt årsak er at mikrobiologisk smitte spreier seg lettare når ein sit tett. Det kan også opplevast vanskelegare å vere på jobb i ope landskap om ein berre er litt sjuk, enn å sitte aleine og forkjølt på eit cellekontor, seier Knardahl.

Det er likevel langt frå den einaste forklaringa, påpeikar han. Avbrytingar stykkjer opp konsentrasjonen, og forstyrringar frå kollegaer kan også gjere det vanskeleg å konsentrere seg og ha ein trøyttande effekt. Når vi blir forstyrra blir korttidsminnet sletta, og det kan fort ta ti–femten minutt eller meir å komme vidare i arbeidsoppgåva. Her er det dei aktivitetsbaserte, opne romma som er aller mest problematiske, fortel Knardahl:

– Når ein stadig blir avbroten og forstyrra, kan ein også å miste motivasjon, fordi ein opplever at verksemda syner lite respekt for arbeidet som blir gjort der. Vi veit også at manglande privatsfære og kjensla av å heile tida bli sett på er utfordrande for mange, og at nedsett kontroll over eigen arbeidssituasjon kan bidra til auka sjukefråvær. Det fører også til tapt produktivitet for verksemda. Ein fersk studie om kortidssjukefråværet i Noreg viser at det er høgare risiko også for sjølvrapportert sjukefråvær i ope landskap, seier Knardahl.

Høg uførerisiko
Då Stami i 2020 undersøkte blant nær sju tusen norske arbeidstakarar om kontorløysingar kan påverke kven som blir uførepensjonert, fann dei at tilsette i delte kontor hadde 50 prosent høgare risiko for å bli uføretrygda enn dei med eigne kontor. Tilsette i opne landskap hadde heile 95 prosent høgare risiko for å bli uføretrygda – altså nesten dobbelt så stor risiko.

Knardahl er samd i at tala er svært oppsiktsvekkjande. Han konstaterer at opne landskap ikkje tek omsyn til at menneske er programmert til å reagere på mennesker tale og bevegelsar.

– Då eg ringde deg no, måtte du flytte deg og gå på eit stillerom. Slike avbrot kan ha ein pris. Og der ein trudde at folk ville vere meir sosiale i opne landskap, viste til dømes ein studie frå Harvard at folk faktisk snakka mykje mindre saman etter at dei flytta i landskap, seier Stein Knardahl.

Mindre sosiale
Harvard-studien han syner til, følgde to selskap medan dei gjekk frå kontorbåsar til opne landskap. Dei tilsette hadde både færre og meir overflatiske arbeidsrelaterte samtaler i dei opne romma, og talet på samtaler andlet til andlet fall med heile 70 prosent. Den elektroniske kommunikasjonen auka tilsvarande.

Studien er berre ein av mange forskarane ved Stami har djupdykka i for å samanlikne eigne funn med internasjonalt arbeid på kontorfeltet. Uavhengig av land, er konklusjonane stort sett eintydige. Ein anna studie Harvard Business School gjort i Kina til dømes, viste at tilsette vart meir innovative og produktive om dei kunne skjule aktiviteten sin bak ei gardin. Forskarane meiner dette viser at mange kjenner seg makteslause om dei blir observert, og at dei også brukar energi på korleis dei framstår for andre, i staden for å konsentrere seg om jobben. Andre undersøkingar syner at trass i valfridomen med såkalla «free seating» i ope landskap, vel 70 prosent av arbeidstakarane same arbeidsstasjon kvar dag. Det å kunne, eller måtte skifte mellom ulike arbeidsstasjonar, kan opplevast som stressande.

Staten strammar inn
Det er slett ikkje berre private verksemder som sparar pengar på mindre areal. Også regjeringa har bestemt at kontor i statlege byggjeprosjekt ikkje skal overstige 23 kvadratmeter bruttoareal per tilsett. Det nye regjeringskvartalet blir bygd etter denne norma og legg opp til utstrekt bruk av flekskontor blant dei over fem tusen tilsette. Norske universitets- og høgskulebygg blir i desse dagar også bygd etter same standard.

Spørsmålet er openbert: Kvifor i alle dagar satsar både planleggjarar og utbyggjarar framleis stort på opne landskap, når forsking syner at det utfordrar helse og produktivitet og gir meir sjukefråvær?

– Det er jo det store spørsmålet. På kort sikt sparar ein pengar, men forskinga er altså tydeleg på at opne kontorløysingar er skadelege og at langtidskostnadene kan bli høge, seier Stein Knardahl:

– Ein arbeidsgjevar som vurderer å innføre opne kontorløysingar no, bør definitivt vurdere risikoen for auka sjukefråvær og uførepensjonering. Mitt råd er at ein uansett bør legge til rette for cellekontor. Ein bør også gjere ei grundig vurdering av kva for oppgåver dei tilsette skal løyse, og snakke med dei om individuelle behov.