Tidvis kan arbeidsgiver få behov for tilgang til informasjon som er lagret på en arbeidstakers brukerområde på virksomhetens datanettverk eller i e-postkasse, mobiltelefon og annet elektronisk utstyr som arbeidstaker disponerer til bruk i arbeidet.
Arbeidstaker kan for eksempel ha fratrådt eller være fraværende når informasjonsbehovet oppstår, eller det kan foreligge mistanke om at arbeidstaker opptrer illojalt eller begår andre brudd på arbeidsavtalen. Spørsmålet blir da i hvilken grad arbeidsgiver lovlig kan foreta innsyn for å ivareta informasjonsbehovet sitt.
Arbeidsgivers adgang til innsyn i arbeidstakers e-postkasser mv. reguleres av personopplysningsforskriften. Reglene kan ikke fravikes i arbeidsavtale, arbeidsreglement, IT-rutiner eller lignende til ugunst for arbeidstaker. Eventuelle rutiner i virksomheten bør derfor tilpasses forskriftens bestemmelser om innsyn.
Innsyn i ansattes e-postkasse mv. kan etter forskriften bare foretas i visse enkelttilfeller:
a) Når det er nødvendig for å ivareta den daglige driften eller andre berettigede interesser ved virksomheten, eller
b) ved begrunnet mistanke om at arbeidstakers bruk av e-postkassen medfører grovt brudd på de plikter som følger av arbeidsforholdet, eller kan gi grunnlag for oppsigelse eller avskjed.
Alternativ a
er typisk aktuelt når den ansatte har fravær og arbeidsgiver har behov for informasjon for å ivareta den daglige driften. Regelen forutsetter at det eksisterer et kvalifisert behov for å åpne e-postkassen for å kunne ivareta den berettigede interessen som arbeidsgiver mener å ha.
Som eksempel på berettigede interesser kan man for eksempel nevne hensynet til virksomhetens forsvarlige og rasjonelle kommersielle drift. At arbeidsgiver har en slik berettiget interesse er imidlertid ikke tilstrekkelig. Innsyn må også være nødvendig for å ivareta interessen.
Vær derfor oppmerksomme på at innsynsretten aldri går lenger enn hva den berettigede interessen tilsier.
Alternativ b
tar sikte på situasjonene der arbeidsgiver mistenker at arbeidstaker benytter e-postkassen til å begå pliktbrudd i arbeidsforholdet. Pliktbruddet må være grovt. En begrunnet mistanke om at arbeidstaker begår straffbare forhold, for eksempel ved ulovlig fildeling eller filnedlastning, vil normalt oppfylle vilkåret.
Vilkåret kan også være oppfylt dersom arbeidsgiver mistenker at arbeidstaker trakasserer andre medarbeidere eller begår brudd på lojalitetsplikten i arbeidsforhold.
Vilkårene for innsyn må være til stede under hele innsynsprosessen. Selv om det kan være nødvendig å foreta et søk etter bestemte filer/e-poster, er det dermed ikke gitt at arbeidsgiver vil ha adgang til å åpne og lese all e-post eller andre filer som man kommer over.
Fremgangsmåten ved innsyn
Arbeidsgivers innsyn må følge bestemte prosedyrer for å være lovlig:
- Arbeidstaker skal så langt som mulig varsles og få anledning til å uttale seg før arbeidsgiver foretar innsyn.
- Arbeidstaker skal så langt som mulig gis anledning til å være til stede under gjennomføringen av innsynet og skal også gis anledning til å la seg bistå av tillitsvalgt eller annen representant.
- I varslet skal arbeidsgiver begrunne hvorfor vilkårene for innsyn anses oppfylt og orientere om arbeidstakers rett til å være til stede under gjennomføringen av innsynet.
Varslingsplikten og arbeidstakers rett til å være til stede er altså ikke absolutt. Det kan for eksempel være lovlig å unnlate varsel dersom det er tidskritisk å foreta innsynet for å oppnå formålet. Har man tilstrekkelig tid til å kontakte arbeidstaker, skal derimot varsel alltid gis. Dersom innsyn er gjennomført uten forutgående varsel og arbeidstakers tilstedeværelse, skal arbeidstaker skriftlig underrettes om dette så snart innsynet er gjennomført.
Dersom opplysningene som innsynet er ment å avdekke ikke foreligger på det elektroniske hjelpemiddelet som er undersøkt, skal filer og programmer som er åpnet straks lukkes og eventuelle kopier slettes.
Gjennomføring av innsyn skal dokumenteres. Dette innebærer at det bør skrives et referat fra gjennomføringen av innsynet der følgende bør fremgå:
- Formålet med innsynet
- Hvorfor vilkårene for innsyn ble ansett oppfylt
- Om arbeidstaker har blitt varslet
- Grunnlaget for eventuelt å unnlate varsling
- Tidspunkt for gjennomføring av innsyn
- Hvem som var til stede ved gjennomføringen av innsynet
- Hvilken metode som ble benyttet
- Hvilke e-poster eller andre dokumenter som ble åpnet
- Resultatet av innsynet og om eventuelle kopier ble slettet.
Plikt til å slette innhold ved opphør av arbeidsforhold
Som klar hovedregel skal innholdet på elektroniske kommunikasjonsmedier og elektronisk utstyr som arbeidstaker har disponert slettes innen rimelig tid etter at arbeidsforholdet opphører.
Sletteplikten gjelder imidlertid ikke dersom innholdet er nødvendig for den daglige driften av virksomheten. En praktisk løsning i den forbindelse er å la arbeidstaker slette e-post eller andre filer med privat innhold og at arbeidsgiver deretter gis tilgang til virksomhetsrelaterte opplysninger. Dersom dette ikke er gjennomført eller ikke kan gjennomføres, må arbeidsgiver innen rimelig tid foreta søk etter virksomhetsrelaterte filer i samsvar med fremgangsmåten for innsyn, og deretter sørge for at øvrige opplysninger slettes. Det er lagt til grunn at sletting bør være gjennomført innen seks måneder etter arbeidsforholdets opphør.
* * *
Tydelige bedriftsinterne retningslinjer kan bidra til å redusere arbeidsgivers behov for å foreta innsyn, eventuelt til å foreta innsyn uten forutgående varsel eller tilfredsstillende dokumentasjon.
Vi anbefaler derfor alle arbeidsgivere å innføre retningslinjer knyttet til ansattes bruk av datasystemene til virksomheten og elektronisk utstyr der det blant annet gis beskrivelser av hvilke situasjoner som kan utløse innsyn. For å unngå at det oppstår en praksis med ulovlig innsyn, bør imidlertid retningslinjene tilpasses reglene i personopplysningsforskriften.
• • • Advokatfirmaet Steenstrup Stordrange DA sitt arbeidsrettsteam har god erfaring fra å bistå arbeidsgivere med utarbeidelse av innsynsrutiner, dokumentasjon i forbindelse med innsyn samt foreta vurderinger av om vilkår for innsyn er til stede.
