Tips til planleggingen av årets konferanse

Vi er nå godt i gang med året, og kalenderen til alle fyller seg stadig mer opp. Plutselig kan det være vanskelig å finne ledig kapasitet, og ikke minst en dato som passer for alle.

Berg-Hansen har et stort nettverk, og bistår kundene våre med konferanser i alle størrelser – både innenlands og utenlands. Vi hjelper deg med rammene for din konferanse, og sørger for optimale lokaler, servering av ypperste kvalitet, og gjerne morsomme og motiverende teambuilding-aktiviteter.

Her er våre tips til planleggingen av årets konferanse:

• Vær fleksibel
  Ikke lås deg fast på en dato. Det er gjerne bedre kapasitet og bedre priser fra mandag til tirsdag, og fra torsdag til fredag. Må det være midt i sentrum, eller kan det være like fint å arrangere en konferanse litt ut av byen? Her er det gjerne bedre kapasitet og bedre priser.
• Velg riktig møtelokale
  Bestill konferanselokalet i god tid, og velg et oppsett som er hensiktsmessig i forhold til akkurat din konferanse. Se etter et lokale med dagslys og inspirerende miljø, gjerne med uteområder for frisk luft.
• Lyd, lys og teknikk
  Både lyd, lys og annen teknikk må være på plass og fungere. Har konferansestedet alt du trenger, eller må du leie noe i tillegg? Vær i forkant.
  
• Husk en ryddig og god påmelding i forkant
  Vi har gode systemer for å håndtere dette.
  
• Konferanseprogrammet er viktig
  Lag et godt konferanseprogram og hold tiden. Sett av god tid, og hold dere til korte sesjoner og flere pauser. Gruppearbeid og workshops skaper alltid engasjement hos deltakerne, og det er gjerne her de gode ideene blir til – i tillegg til at deltakerne blir bedre kjent.
  
• Sørg for en behagelig start på dagen
  For at innsjekkingen skal gå sømløst anbefaler jeg å starte med dette minimum 30 minutter før konferansestart. Tilby deltakerne en lett frokost ved ankomst, hvor de kan bruke tiden før konferansen starter på å mingle. Dette gjør at deltakerne kommer mer spredt, og det skaper en hyggeligere stemning og start.
  
• Ikke dropp underholdning
  Legg inn et inspirerende foredrag, eller et lite underholdningsinnslag for å løsne opp stemningen.
  
• Pauser og påfyll
  Sørg for at pausene blir gjennomført, og at deltakerne har tilgang på energipåfyll og mulighet for mingling. Kaffe, te og vann må være tilgjengelig hele dagen, og en god lunsjpause midt på dagen er viktig.
  
• Evaluering
  Be deltakerne om tilbakemeldinger i etterkant av konferansen, slik at du kan lære og arrangere en enda bedre konferanse neste gang.
• Be om hjelp fra erfarne
  Vi i Berg-Hansen er en totalleverandør, og kan hjelpe til med alt fra A til Å. Ønsker du vår hjelp, bistår vi gjerne med både bestilling, påmelding, program og tidsskjema, underholdning, teknikk, evalueringsskjema og generell rådgivning.

Telefon: +47 70 11 10 33

E-post: grupper.nv@berg-hansen.no