Styrearbeidet i aksjeselskaper: Nå slipes knivene?

Et nøkkelspørsmål når problemene oppstår er ofte om styret har sørget for at den løpende styringen og rapporteringen er tilfredsstillende, slik at styret er i stand til å oppdage problemene i tide – og har et informert grunnlag å treffe beslutninger på.

Dette vil ha betydning både for å kunne berge mest mulig verdier for aksjonærene, og for å unngå et kjedelig etterspill om ansvar for styrets medlemmer dersom konkurs ikke kan unngås. Det kan være snakk om både erstatningsansvar, og i verste fall straffeansvar.

Formelle rammer for styrets arbeid
Aksjeloven byr på et omfattende regelverk, som på ulike måter blir mer fremtredende når selskapet sliter. En del av disse reglene går rett i kjernen av styrets arbeid.

• Det følger av aksjelovens § 3-4 at «Selskapet skal til enhver tid ha en egenkapital og en likviditet som er forsvarlig ut fra risikoen ved og omfanget av virksomheten i selskapet.»
• Dette setter en overordnet standard for en helt grunnleggende vurdering styret løpende må foreta.
• Aksjelovens § 6-12 (1) slår fast at «Forvaltningen av selskapet hører under styret. Styret skal sørge for forsvarlig organisering av virksomheten».
• Det fremgår videre av samme bestemmelse (3) at «Styret skal holde seg orientert om selskapets økonomiske stilling og plikter å påse at dets virksomhet, regnskap og formuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll»
• Det følger også av aksjelovens § 6-13 (1) at «Styret skal føre tilsyn med den daglige ledelse og selskapets virksomhet for øvrig.»

Styrets oppgaver og ansvar er altså lovfestet, og dette er forpliktelser styret ikke kommer unna. Styret har med andre ord plikt til å vite.

Om noe går galt, er det blant annet disse reglene styrets ansvar blir målt mot.

I selskaper med solid økonomi vil passivitet og manglende oppfølging fra styrets side sjelden få negative konsekvenser for det enkelte styremedlem. Der styremedlemmene også arbeider i virksomheten, vil man ofte ha god kontroll med virksomheten selv om styremøtene er sjeldne. Dårlig styrearbeid går først og fremst ut over aksjonærenes avkastning, og det virkemiddelet aksjeloven tilbyr aksjonærene mot «sovende» styremedlemmer er først og fremst at de kan byttes ut.

Kravene - dels situasjonsavhengige
Kravene til styrets arbeid skjerpes i betydelig grad når de økonomiske utsiktene forverres. Da kommer også hensynet til aksjonærene noe mer i bakgrunnen, fordi forholdet til selskapets kreditorer, ansatte og forretningspartnere trer frem sammen med, og til dels foran hensynet til aksjonærenes verdier hva angår styrets arbeid.

Vi ser stadig at det rettes krav mot styremedlemmer etter selskapskonkurser, hvor det underliggende problemet for styremedlemmet er dets passivitet.

Vår erfaring er at det ofte er for sent, og i hvert fall svært krevende å få styrearbeidet inn i strukturerte rammer etter at selskapet har møtt problemer, dersom man ikke har innarbeidet gode rutiner før problemene oppstår.

Informasjon om både nåtid og fremtidsutsikter
I et overordnet perspektiv må styret sørge for at selskapets rapportering er innrettet slik at man følger de risiko- og resultatfaktorene som er aktuelle for det enkelte selskapet. Dette vil variere fra selskap til selskap, og styrets medlemmer må ha en god forståelse for hva som er relevant, og sørge for at rapporteringen til styret er innrettet deretter. I tråd med endret drift kan behovet endres over tid. Ikke minst bør markedsutsiktene følges nøye, herunder ordrereserve der det er aktuelt – og eventuelt markedsresponsen på selskapets aktiviteter mot markedet.

I tråd med reglene ovenfor må styret, til enhver tid, ha kontroll på egenkapitalen. Det er den reelle egenkapitalen som teller. Bokført egenkapital er bare et utgangspunkt.

I tillegg må det foreligge likviditetsprognoser som oppdateres løpende. Kan man fortelle sin bank-forbindelse at likviditeten blir anstrengt om to måneder, er muligheten vanligvis større for å få hjelp enn om man ringer banken når kontoen er tom.

Dersom ledelsen oppfatter ønsket om rapportering som vanskelig, kan det indikere at heller ikke ledelsen har den nødvendige kontroll.

Høyere møtefrekvens i tøffe tider
Den informasjonen styret til enhver tid må være fortrolig med, er stort sett den samme som finansieringsinstitusjoner og investorer vil etterspørre dersom de skal delta i en redningsaksjon. Utfordringer med å fremskaffe denne vil sjelden virke tillitsskapende, og som oftest redusere mulighetene til å få et godt resultat.

Der fire styremøter i året kunne være greit i gode tider, må møtetakten betydelig opp dersom økonomien forverres. Det vil ikke være nok for styret å iverksette tiltak, effekten må evalueres og eventuelle justeringer må skje fortløpende. Styret må også langt oftere vurdere om det er grunnlag for fortsatt drift, eventuelt om nye tiltak er nødvendige.

Det vil også være helt vesentlig at det for ettertiden kan dokumenteres at styret har fulgt opp situasjonen. Styrereferatene må i det minste gjenspeile hvilken informasjon man har lagt til grunn, hvilke vurderinger man har gjort og effekten av disse. Det må også klart fremgå at man har ment at det er realistisk med fortsatt drift.

Advokatfirmaet Øverbø Gjørtz har bred erfaring med rådgivning til næringslivet, og kan bistå overfor styret og selskapet knyttet til økonomiske utfordringer, tvister og generell virksomhetsstyring. Ta gjerne kontakt med Johs A. Aspehaug: jaa@ovgj.no, eller en av våre andre eksperter innen virksomhetsstyring (se ovgj.no).

Dette er første artikkel i en serie, der advokat Johs. A. Aspehaug skriver om styrearbeid i tøffe tider. I neste artikkel skriver han mer om styrets utfordringer når krisen er et faktum.