Tid for rapporteringer og ny årsberetning

Alle foretak, som ikke defineres som små foretak, skal utarbeide årsberetning. Et av formålene med årsberetningen er å supplere årsregnskapet, ved å gi tilleggsopplysninger og forklaringer, for å kunne vurdere selskapets stilling, resultat og risiko.

Sammen med årsregnskapet utgjør årsberetningen en viktig del av foretakets informasjon til investorer og andre interessegrupper. Ved utarbeidelse av disse dokumentene kan det være viktig å ha en tanke om hvem som skal lese informasjonen og hvordan informasjonen senere kan benyttes av både selskapet selv og andre. Investorer, banker og andre interessenter benytter aktivt informasjonen som nettopp dere tilgjengeliggjør i deres årsberetning.

Nye, lovpålagte krav
De formelle kravene til årsberetningen finner du i regnskapsloven § 3-3a. I tillegg er det krav til innhold i årsberetningen gjennom likestillings- og diskrimineringsloven, åpenhetsloven og verdipapirhandelloven.

Tradisjonelt har fokuset i årsberetningen vært å beskrive virksomhetens økonomiske stilling. De senere år er det imidlertid kommet flere lovpålagte krav om at årsberetningen også skal inneholde opplysninger av ikke finansiell karakter. Årsberetningen gir selskapet en god mulighet til å oppsummere, og ikke minst synliggjøre andre forhold knyttet til den virksomheten de driver.

Det er styret og daglig leder som signerer årsberetningen, men sentrale ressurser internt bør ha et aktivt eierskap til innholdet i selskapets årsberetning. Her får du en kort oppsummering av de formelle krav som stilles til innhold.

Generelle krav til årsberetningen
Årsberetningen skal være lett tilgjengelig for leseren. Dette innebærer at årsberetningen skal ha et språk og en form som er lettleselig, samt at innholdet er kortfattet og poengtert. Fremstillingen i årsberetningen skal være objektiv, og belyse både positive og negative sider ved selskapets utvikling.

Det skal være en konsistent behandling av samme forhold i årsberetningen og årsregnskapet. I årsberetningen skal det også redegjøres for forhold der utviklingen ikke har vært i overenstemmelse med opplysninger i tidligere årsberetninger.

Hvor omfattende årsberetningen skal være vil avhenge av virksomhetens størrelse og kompleksitet.

De konkrete kravene i regnskapsloven § 3-3a
Regnskapsloven § 3-3a definerer kravene til selve innholdet i årsberetningen. Av bestemmelsen fremgår det at det i årsberetningen skal gis opplysninger om virksomhetens art, hvor virksomheten drives og opplysninger om eventuelle filialer.

Årsberetningen skal minst omfatte en oversikt over utviklingen og resultatet av virksomheten, sammen med beskrivelse av de mest sentrale risikoer og usikkerhetsfaktorer virksomheten står overfor. Dette kan for eksempel være generelle forhold som nedgang i markedet, økte kostander eller et urolig verdensbilde. Det bør gis et bilde på de økonomiske konsekvensene som disse risikofaktorene kan medføre for virksomheten. Årsberetningen skal gi en balansert analyse av status i virksomheten.

Oversikten i årsberetningen skal være ledelsens vurderinger av relevante nøkkeltall i selskapets resultat og balanse. Videre skal redegjørelsen gi en vurdering av fremtidig utvikling, og samtidig angi de viktigste forutsetningene for slik utvikling.

Ved fortsatt drift i selskapet skal årsberetningen inneholde en positiv bekreftelse på at forutsetningen for dette er til stede. Dersom det er tvil om hvorvidt virksomheten kan fortsette driften, skal det redegjøres for usikkerheten. I denne vurderingen kan følgende momenter være relevant:

• De konkrete forhold som gjør videre drift usikkert
• De forutsetninger vurdering av videre drift eventuelt bygger på
• Tiltak og kritiske faktorer
• Hva som er gjort for å etterleve styrets handleplikt

Årsberetningen skal også inneholde forslag til hvordan overskuddet i virksomheten skal benyttes, eventuelt hvordan tap skal dekkes dersom dette ikke kommer frem av årsregnskapet.

Arbeidsmiljø, likestilling og tiltak mot diskriminering
I årsberetningen skal det gis et bilde av arbeidsmiljøet i virksomheten, samt oversikt over tiltak som er av betydning for arbeidsmiljøet. Det skal inngå opplysninger om skader og ulykker, og for virksomheter med fem årsverk eller mer skal det opplyses særskilt om sykefravær.

Mange virksomheter jobber aktivt med å være en attraktiv arbeidsgiver og har mange gode tiltak rettet mot både det fysiske og psykiske arbeidsmiljøet. Det gis generelt ganske begrensede beskrivelser av hvordan de enkelte virksomhetene jobber med arbeidsmiljøet og mange kan med fordel tenke nytt sammenlignet med fjorårets rapportering. Arbeidskraft er mangelvare og godt arbeidsmiljø er et viktig verktøy for sikre seg de riktige kandidatene. Hvordan man jobber med dette kan og bør synliggjøres i årsberetningen.

Alle offentlige virksomheter og private virksomheter, som jevnlig sysselsetter mer enn 50 ansatte, skal i tillegg redegjøre for den faktiske tilstanden når det gjelder kjønnslikestilling i virksomheten, og hva de gjør for å oppfylle aktivitetsplikten i likestillings- og diskrimineringsloven. Redegjørelsesplikten gjelder også for arbeidsgiver i private virksomheter som jevnlig sysselsetter mellom 20 og 50 ansatte, når en av arbeidslivets parter i virksomheten krever det.

Denne redegjørelsen skal gis i årsberetningen, eller i annet offentlig tilgjengelig dokument. Dersom redegjørelsen gis i annet offentlig tilgjengelig dokument, og foretaket har en plikt til å utarbeide årsberetning, skal det i årsberetningen opplyses hvor dokumentet er gjort tilgjengelig. Redegjørelsen krever mellom annet at det kartlegges hvorvidt det er lønnsforskjeller mellom kjønnene, fordeling knyttet til deltidsarbeid, midlertidige ansatte med mer.

Samfunnsansvar
Virksomheter som regnes som store foretak etter regnskapsloven skal i tillegg redegjøre for samfunnsvar, inkludert virksomhetens påvirkning på det ytre miljø.

Formålet er å gi et grunnlag for å vurdere virksomhetens aktivitet i et miljømessig perspektiv, samt å gi et bilde av foretakets miljømessige forpliktelser og utviklingsmuligheter. Det bør fremgå av redegjørelsen hvilke ambisjoner og mål foretaket har på miljøområdet, og hvilke miljøkrav som foretaket venter seg fra myndigheter, kunder og leverandører.

I de nye rapporteringskravene som kommer vil det være krav om at virksomhetene gjør disse vurderingene ut fra en dobbel vesentlighetsanalyse. Det kan derfor være lurt å ta utgangspunkt i denne metoden, selv om man ikke direkte er underlagt disse rapporteringskravene enda. Kanskje vil du innen kort tid omfattes, eller møte krav fra kundene eller forretningspartnere. Dobbel vesentlighet innebærer at man skal vurdere hvordan foretakets utvikling, resultat og finansiell stilling påvirkes av klima, og på den andre siden hvordan foretakets aktivitet påvirker klima.

Åpenhetsloven
Store foretak er også omfattet av reglene i åpenhetsloven knyttet til aktsomhetsvurderinger av sine leverandører og forretningspartnere.

• Åpenhetsloven kan du lese mer om her

Arbeidet med årsberetningen bør involvere flere nøkkelressurser i virksomheten, slik at man får belyst aktuelle tema på en god måte. De nye rapporteringskravene gjør at man ikke lenger utelukkende kan bruke fjorårets mal, men må tenke nytt. Årsberetningen bør være et dokument som aktivt kan benyttes for å synliggjøre selskapets aktivitet.

Ta gjerne kontakt dersom dere trenger bistand eller ønsker nyttige tips til arbeidet. Kontakt oss på post@ovgj.no eller eem@ovgj.no.