Årsskifte i virksomheten: Tid for gjennomgang og tydelige prioriteringer

– Mange selskaper gjør nødvendige formelle grep for sent. Det øker risikoen for gebyrer, mangelfull rapportering og svake interne prosesser. Å bruke årsslutt aktivt gir bedre styring og mindre stress når fristene kommer, understreker senioradvokat Elisabeth Elliott Midtgård i Advokatfirmaet Øverbø Gjørtz. 

Formelle frister: Regnskap, rapportering og revisjon

Innen 30. juni skal årsregnskapet være godkjent av generalforsamlingen, og innen 31. juli må det sendes inn til Regnskapsregisteret. Fristene er absolutt.

– Forsinket innsending kan utløse betydelige gebyrer, og virksomheter uten aktivitet har samme plikter som andre, forklarer Midtgård.

For opplysning om reelle rettighetshavere er fristen også 31. juli.

– Mange undervurderer denne registreringen. Det gjelder alle registreringspliktige virksomheter, også der det ikke finnes reelle rettighetshavere. Da må det registreres at man ikke har det, forklarer Midtgård.

Hun minner også om at foretak som omfattes av krav til bærekraftsrapportering må levere dette sammen med årsregnskapet.

– Dette er et område i utvikling. Flere virksomheter vil gradvis omfattes. Mange bør derfor allerede nå få vurdert når de faller inn under regelverket, og utarbeidet en konkret plan for det videre arbeidet.

Aksjonærregisteroppgaven: – Små feil kan få store konsekvenser 

Aksjonærregisteroppgaven skal leveres innen 31. januar hvert år, og omfatter alle aksjeselskaper og allmennaksjeselskaper som ikke rapporteres gjennom Verdipapirsentralen (VPS). Formålet er å gi skattemyndighetene korrekt informasjon om eiere, transaksjoner, utbytte og andre endringer i aksjekapitalen ved utgangen av året.

– Denne er ofte mer omfattende enn mange tror. Opplysningene danner grunnlaget for aksjonærenes forhåndsutfylte oppgaver, og påvirker skattemeldingen direkte. Feil eller mangler skaper unødvendig risiko for kontroll fra Skatteetaten, forklarer Midtgård.

Oppgaven skal inneholde fullstendig oversikt over aksjonærene, alle endringer som har skjedd gjennom året, og et eget sett opplysninger for hver enkelt eier. Virksomheter som ikke leverer innen fristen risikerer tvangsmulkt.

Selskaper som er registrert i VPS er unntatt fra rapporteringsplikten, ettersom VPS allerede sender inn informasjon på deres vegne. Likevel bør også disse selskapene kontrollere at opplysninger i VPS faktisk stemmer.

Utbytte og kapitaldisponering: Juridiske rammer og strategiske valg

Ved vurdering av utbytte må selskapet gjøre både juridiske og økonomiske vurderinger.

– Det er kun fri egenkapital som kan deles ut, men det er først når styret vurderer forsvarlig egenkapital og likviditet at det avgjøres om utbytte faktisk kan besluttes. Dette må dokumenteres godt, påpeker Midtgård.

– I tillegg må eventuelle låneavtaler sjekkes. Mange låneavtaler har begrensninger på utbyttedeling, såkalte covenants, som begrenser utbytte. Brudd kan få alvorlige konsekvenser, og dette glemmes ofte i praksis, legger hun til.

Midtgård oppfordrer også til å vurdere selskapets fremtidsplaner.

– Utbytte er ikke bare en teknisk øvelse. Planlagte investeringer, vekststrategi og skatteposisjoner bør inngå i vurderingen – særlig muligheten for tilbakebetaling av innbetalt kapital før skattepliktig utbytte.

Styrets arbeid: Dokumentasjon, ansvar og risiko

Styret skal sikre forsvarlig organisering av virksomheten, følge opp økonomi og internkontroll, og være aktiv i sitt tilsyn.

– Årsskiftet er et godt tidspunkt for å vurdere om styret faktisk har hatt tilstrekkelig innsikt gjennom året. Manglende oppfølging kan i ytterste konsekvens utløse personlig ansvar. En gjennomgang av protokoller og interne rutiner er en rimelig investering i risikoreduserende arbeid, sier senioradvokaten.

Krav til styresammensetning: Nye regler krever tidlig planlegging

Innen 30. juni 2026 må selskaper med mer enn 30 ansatte oppfylle kravene til kjønnsbalanse i styret.

– Kravene er strenge. Ingen av kjønnene kan utgjøre mer enn 60 prosent, og dette gjelder både styremedlemmer og varamedlemmer vurdert hver for seg. Dette kan i praksis kreve målrettet rekruttering, og prosessen bør starte tidlig, er Midtgårds klare oppfordring.

Et styre som ikke oppfyller kravene, kan anses ugyldig valgt.

– Det kan få praktiske konsekvenser, blant annet at Foretaksregisteret nekter registrering. I ytterste konsekvens kan det føre til tvangsoppløsning. Det er derfor viktig å være i forkant.

– Ta et steg tilbake

Årsskiftet er en naturlig anledning til å ta et steg tilbake og vurdere om selskapet er godt rigget for fremtiden – både juridisk og strategisk. 

– Med god planlegging og oppdatert kunnskap om regelverket, kan du sikre en trygg og effektiv overgang til 2026. Samtidig er du rustet for de endringene vi vet kommer i løpet av året, avslutter Elisabeth Elliott Midtgård.

Ønsker du mer detaljert informasjon om innholdet i denne saken, samt mer om ting du bør være oppmerksom på for 2026? Da kan du lese mer på nettsidene til Advokatfirmaet Øverbø Gjørtz, www.ovgj.no.